La odisea de organizarse (I)

Una de mis principales dificultades está en la organización. Soy tremendamente despistado por naturaleza, y aunque intento llevar todo al día y acordarme y apuntar todo en calendarios y diversas notas, necesito de un sistema verdaderamente organizado para poder estar seguro y tranquilo de que no hay nada que esté olvidando, y que estoy haciendo en cada momento lo que debo hacer en ese preciso instante.

En relación con esta necesidad de organización y paz mental curioseé por internet y encontré un libro, “Organízate con eficacia”, de David Allen, en el que se desarrollaba un método que en el inglés original se llama “Getting Things Done”, o “GTD” para abreviar. Aunque aparentemente se recomienda junto a otros libros de gestión del tiempo que me parecieron un poco más vende humos (o, al menos, menos útiles), este en particular sí que me sirvió mucho, y me aportó herramientas muy útiles a la hora de usar mejor mi tiempo, cuestión importante cuando te interesan tantos temas distintos como a mí.

El sistema se puede resumir en una sucesión de acciones que te permiten “sacar las tareas de tu cabeza” y ejecutar aquellas que de verdad necesitas llevar a cabo en cada instante. Básicamente podría decirse que supone recopilar tus tareas o referencias en una bandeja de entrada, evaluar su naturaleza (si se tienen que completar, o no), ver si para completarlas necesitas uno, o por el contrario más de un paso, decidir cuáles tienen una fecha límite y cuáles no, y cuáles, al llevarlas a cabo, podremos avanzar en un denominado proyecto. Aquellas que puedas completar de un tirón en poco tiempo simplemente las haces ya, y te las quitas de encima. Cada semana (o el peridoo de tiempo que necesites) revisas qué deberías hacer, y vuelta a empezar. Realmente puede complicarse más si quieres (como pasaba con los Bullet Journal, que eran en esencia sencillos pero la gente en internet hacía verdaderas virguerías), pero en esencia es eso. En mi caso, fue amor a primera vista.

El libro te muestra un sistema que se puede aplicar de forma analógica (pues ya tiene sus años), pero con la llegada de la tecnología es evidente que las herramientas informáticas pueden mejorar aún más su utilidad. En mi caso estaba claro: tengo una agenda para las citas de mis pacientes, pero no me gusta unir en una misma agenda física cuestiones puramente personales y laborales, y llevar dos, o tres agendas no me parece un buen uso del espacio. Además, si la pierdo es el caos: si pierdo la agenda de las citas, los pacientes seguirán viniendo igual (aunque me vuelva loco viendo que tengo más de los que esperaba), pero si pierdo las reflexiones o las tareas de cada día puede ser un desastre. Por tanto, mi solución debía ser digital, si quería poder llevar la agenda a todas partes y separar apropiadamentelas cuestiones laborales y no laborales.

En aquel momento tenía un teléfono Android, y Google Keep no me parecía una aplicación de notas muy útil para un sistema como este. Acabé encontrando una aplicación llamada Todoist, disponible tanto para Android como para iOS, y con versión web. Esto fue el descubrimiento el año para mí: podías crear distintos proyectos (limitado, si no recuerdo mal, a 5 en la versión gratuita), tareas y subtareas, programarlas y clasificarlas con etiquetas, y especialmente interesante es su avanzada capacidad de interpretación de lenguaje natural. Con el uso de unos hashtags (para los proyectos), unos arrobas para las etiquetas (que usaba para definir si algo lo hacía en el trabajo, en casa, al salir a la calle…) y el idioma (“cada dos sábados”, p. ej.) podías añadir tareas en un santiamén. Además, los filtros mediante el uso de etiquetas me permitían compartimentar adecuadamente los hábitos de mi vida, y eso me ayudó también con el estrés.

Aunque la versión gratuita está muy bien, rápidamente mi sistema creció por encima de lo que esta me permitía, y durante años estuve pagando la versión de pago, que supone una suscripción. La pagué con gusto, al no existir grandes alternativas gratuitas, estar cómodo con el sistema y su interpretación del lenguaje natural y haberme ayudado tanto, pero con el paso del tiempo he ido cada vez más cansándome de la idea de pagar suscripciones. Aunque Todoist no lo ha hecho -a fecha de hoy-, las suscripciones permiten a las empresas realizar subidas de sus productos cuando y cuanto quieran, ya que una vez te has acostumbrado a sus características puede resultar difícil salir del entorno. En particular empresas como Adobe, y servicios de streaming como Amazon prime video o Netflix me han hecho, poco a poco, odiar las suscripciones y volver a métodos más clásicos de consumo de cine o series, o programas de pago único como Affinity Photo V2 (aunque ha sido recientemente adquirido por Canva… así que veremos qué pasa en el futuro).

En este tiempo me compré un iPhone 13 Pro (la cámara es ❤️), ya tenía un iPad (genial para el estudio), y tras adquirir finalmente un MacBook Air M1, pensé que la aplicación Recordatorios de Apple podía serme útil, principalmente tras los cambios que fueron introduciendo que la hicieron más interesante que una simple lista de “cosas a hacer”. Todos mis dispositivos, salvo la torre con Windows (para juegos y el simulador de vuelo) y el portátil con Linux (para trastear) eran de entorno Apple, así que era una opción razonable, y más teniendo iCloud.

Y así fue como se me ocurrió hacer la migración. Pero eso es historia para otra entrada.